Herramienta Tecnológica Onbase

Onbase es una herramienta tecnológica diseñada por la compañía estadunidense Hyland Software la cual tiene la función de capturar, almacenar, compartir y gestionar electrónicamente todos los documentos generados o recibidos por las empresas como fax, informes, archivos aplicación, imágenes, videos, archivos de audio, e-mails y páginas web, es decir actúa como un repositorio.

Según Hyland Software con Onbase las empresas podran:

• Capturar documentos en cualquier formato, entre otros los de papel, correo electrónico, informes corporativos informáticos y formularios electrónicos.
• Gestionar los contenidos conforme a las normas de la empresa y evaluar el estado de los procesos en tiempo real.
• Almacenar, organizar y hacer un seguimiento de los contenidos, para que pueda acceder a ellos cuando los necesite.
• Entregar los documentos cuando se necesitan, para que los procesos se ejecuten con rapidez y los costos se mantengan bajos.
• Conservar y proteger sus documentos para garantizar el cumplimiento de normas internas y externas al respecto.

Onbase soporta todo lo que necesita hacer con estos documentos durante su ciclo de vida desde crearlos, almacenarlos, recuperarlos, revisarlos, hacer anotaciones en ellos, distribuirlos o publicarlos en un sitio web

Es importante destacar que este software tiene la ventaja de integrarse con otras aplicaciones como e-business, CRM y ERP para crear un único punto de acceso online a toda la información relevante.  Así mismo tiene socios tecnológicos como Oracle, Sap, Lawson y Microsoft, lo cual la hace una herramienta mucho más completa que otras que se comercializan en el mercado.

De igual forma esta herramienta aparte de poder ser adquirida para brindar soluciones a nivel general de las compañías existen software especializados tanto por sectores como por departamentos dentro de las organizaciones, es así como en la página principal del proveedor se ofrecen los siguientes tipos de software según el uso que se le quiera dar:

Soluciones por sector: en donde hallamos el software comercial, servicios financieros, soluciones de administración pública, soluciones en salud, soluciones para educación superior y soluciones de seguros.

Soluciones por departamentos: para el de contabilidad, gestión de instalaciones, recursos humanos y servicios corporativos. 

INFRAESTRUCTURA

Según la información encontrada en la pagina web del proveedor así como algunas noticias y foros acerca de Onbase se logro realizar una pequeña descripción de la infraestructura del software partiendo de que lo conforma y para qué sirve, pues para poder tener acceso a esta herramienta hay que adquirirla a cierto precio.

Onbase está conformado por diferentes módulos que proporcionan funcionalidades de entrada, almacenamiento, administración y salida de informacion, los cuales se ubican en la parte superior del pantallazo inicial.

Es importante destacar que existen módulos que son específicos para el tipo de solución que buscan los empresarios por lo cual Hyland Software busca los más adecuados a las necesidades del cliente e incentivan a invertir aun mas para ampliar el sistema.

A continuación se describen minuciosamente algunos de los módulos que se pueden encontrar en Onbase clasificados según su función extraído de la pagina del proveedor y en algunos casos de información de foros y comentarios de expertos

Módulos de ingreso al sistema

onbase cold: se encarga de identificar, comprimir, indizar y almacenar de forma automática informes generados en sistemas informáticos como archivos de texto, COM o de impresión.

El filtro de entrada de datos PCL trabaja junto con OnBase COLD para procesar y almacenar secuencias de datos PCL, lo que permite conservar el formato original de los documentos almacenados.

La digitalización de documentos digitaliza, indiza y almacena documentos como imágenes digitales. Las funciones avanzadas incluyen captura e indización distribuidas, creación automática de índices, mejora de imágenes, reconocimiento de códigos de barras y separación mediante páginas en blanco.

El procesador de importación de documentos procesa lotes de documentos generados por otras aplicaciones y los incluye en el índice del sistema OnBase. El soporte para programación e interrogación permite un funcionamiento automático.

Los formularios electrónicos de OnBase: permiten al usuario completar y enviar en línea formularios HTML que se capturan, indizan y almacenan automáticamente como documentos en el sistema OnBase.

OnBase OCR: reconoce y traduce caracteres alfanuméricos impresos en un documento digitalizado, convirtiendo la imagen en texto.

El servidor de suscripción de OnBase: captura y almacena de forma automática mensajes de correo electrónico y documentos adjuntos directamente desde sistemas de correo electrónico compatibles

Módulos de recuperación y administración

EDM Services: almacena y maneja archivos de aplicación, por ejemplo, documentos elaborados mediante un procesador de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Incluye funciones de almacenamiento de documentos específicos, control de revisión y protección y desprotección de documentos.

OnBase Workflow (flujo de trabajo) envía documentos automáticamente y funciona conforme a procesos comerciales definidos. Incluye funciones de configuración gráfica, lógica de envío alternativo, cálculo automático de criterios, entre otros.

OnBase Web Server (servidor de Web) ofrece acceso de documentos electrónicos a cualquier usuario, a cualquier hora, y en cualquier lugar a través de la web. OnBase Web

OnBase Full-Text Indexing (indización de texto completo) incluye el contenido de los documentos en una base de datos de índices. Esto permite al usuario buscar rápidamente palabras específicas o patrones de caracteres en documentos que no estén estructurados.

OnBase Host Application Enabler (habilitador de aplicaciones) permite la creación de imágenes en sesiones de host, incluyendo 5250, 3270, ANSI y VT220, mediante la apertura de una ventana de terminal en el Cliente OnBase.

Firmas Electrónicas OnBase adjunta firmas electrónicas protegidas mediante contraseña a documentos. Adicionalmente mantiene registro de fecha y hora para evitar la alteración o firma fraudulenta de documentos.

OnBase Reverse API (API de recuperación) permite al usuario recuperar documentos de OnBase desde otras aplicaciones.

OnBase 132-Column Video Font (fuente de vídeo de 132 columnas) permite al usuario visualizar un informe de 132 caracteres con una resolución de pantalla de 800 x 600 sin tener que desplazarse hacia la izquierda o la derecha del documento.

Habilitador de Aplicaciones permite la creación de imágenes desde aplicaciones para Windows, lo que permite al usuario hacer doble clic en un campo determinado y recuperar cualquier documento relacionado que se encuentre almacenado en el sistema OnBase.

Módulos de salida y distribución 

Distribución de Documentos OnBase entrega de forma automática documentos electrónicos a miles de destinatarios a través de fax, correo electrónico, CD o Internet.

Reportes Mensuales OnBase crea extractos compuestos haciendo coincidir documentos primarios (por ejemplo, facturas) con documentos de apoyo (por ejemplo, recibos firmados) para su procesamiento e impresión.

Reportes de Excepciones OnBase reconoce las relaciones entre un tipo de documento básico y uno o más tipos de documentos secundarios y elabora informes sobre los elementos antiguos, coincidentes o perdidos.

Interfase OnBase Data Mining permite a los profesionales comerciales explorar y desbloquear transacciones comerciales detalladas al extraer datos a partir de información de COLD/ERM almacenada en el sistema OnBase para su utilización en aplicaciones de escritorio.

Distribución de Impresión OnBase programa servicios de impresión para ubicaciones remotas, según combinaciones de atributos de las palabras clave del documento.

Edición OnBase CD-DVD interactúa con una grabadora de CD o DVD compatible para crear copias de seguridad de los documentos. Automated Authoring interactúa con un sistema Rimage de edición de CD para automatizar el proceso de copia de seguridad.

OnBase Exportación copia documentos de OnBase y los indexa en un soporte transferible para que sea posible la importación de los datos a otros sistemas OnBase.

OnBase Publicación crea repositorios de documentos distribuibles e independientes, copiando documentos, índices, ejecutables de recuperación y una base de datos en tiempo de ejecución en CD o DVD.

En el siguiente enlace podrá encontrar un vídeo acerca del funcionamiento de Onbase suministrado por la compañia Hyland Software para entender un poco mas sobre esta herramienta

http://www.hyland.com/downloads/spanishflashdemo/index.html   

SEGURIDAD

El sistema de seguridad de OnBase proporciona flexibilidad en el control de acceso a los documentos almacenados en OnBase pues permite controlar las funciones que el usuario puede utilizar y a las que pueden tener acceso en OnBase, ademas de ello se ofrece la posibilidad de crear grupos o perfiles de usuarios en OnBase asignando derechos y privilegios para cada uno, así de esta manera se puede proteger la información y tener una mejor funcionalidad. 

EXPERIENCIAS EN COMPAÑIAS REALES

Finalmente se mostrara algunas experiencias de compañías que han adquirido esta herramienta y les ha sido útil.

Son muchas las organizaciones que han adquirido Onbase y han obtenido cambios significativos entre los que se pueden mencionar la reducción de costos y tiempos generado por el manejo eficiente de documentos importantes , así como el incremento de sus ventas, aumento del ROI (retorno sobe la inversión) entre muchos otros.

La ventaja radica en la capacidad que obtienen con Onbase para manejar gran cantidad de información y documentos permitiéndoles a los usuarios realizar consultas en cualquier momento desde cualquier lugar.

De igual forma al Onbase estar conformada por más de 100 módulos los cuales pueden ser adaptados a las necesidades del cliente le permite ser considerada como una herramienta flexible e innovadora.

OnBase actualmente se ha caracterizado en la industria del software empresarial, por brindar entera satisfacción a sus clientes ofreciendo soluciones precisas a cada industria.

Fuente de Información:

http://www.hyland.com/downloads/spanishflashdemo/index.html